Contrat et confirmation
Dès réception du formulaire de réservation dûment rempli, l'organisateur réservera les articles sélectionnés et enverra un e-mail de confirmation.
L'envoi du formulaire de réservation par le partenaire/exposant constitue un engagement ferme d'achat des articles sélectionnés.

Une facture sera ensuite émise pour confirmation et paiement.
Cette facture tient lieu de contrat, et son paiement confirme l'acceptation intégrale des conditions générales énoncées ci-dessous.

Conditions de paiement
Le paiement intégral est dû dans les 30 jours suivant la date de facturation.

Conditions générales
Le sponsor / exposant reconnaît et accepte ce qui suit :

Non annulable et non transférable
Les parrainages, expositions et articles promotionnels associés ne sont en aucun cas annulables ni transférables.

Utilisation des frais
Tous les frais perçus sont affectés au financement des coûts opérationnels généraux, de la logistique et de la programmation de la conférence CHC 2026.

Exclusion des honoraires
La rémunération des conférenciers, présentateurs ou contributeurs techniques (honoraires) n'est incluse dans aucun forfait de parrainage, sauf indication contraire expresse dans le contrat de parrainage.

Indépendance des comités techniques/scientifiques
Le comité organisateur, le comité de programme ou tout autre organe consultatif technique/scientifique restent totalement indépendants. Les sponsors n'auront aucune influence sur le contenu, la sélection des intervenants ou l'orientation du programme en contrepartie de leur soutien financier ou en nature.

Éthique et conformité
Les promoteurs doivent se conformer aux normes juridiques, éthiques et professionnelles applicables aux secteurs maritime, hydrographique et scientifique. Ils doivent éviter toute pratique susceptible de compromettre leur intégrité, telle que les conflits d'intérêts, les pressions indues ou les fausses déclarations.

Fourniture et livraison du matériel
Tout le matériel de marque, les graphiques, le matériel promotionnel, les équipements de stand, la signalisation ou tout autre élément livrable doivent être fournis et expédiés par le commanditaire/exposant à ses propres frais, conformément aux spécifications et aux délais fournis par le comité organisateur.

Propriété intellectuelle et droits d'utilisation
En fournissant des logos, des marques commerciales ou des supports promotionnels, le commanditaire/exposant accorde au comité organisateur une licence non exclusive et libre de droits pour les utiliser à des fins de promotion, de documentation, sur le site Web, dans les documents imprimés, sur la signalisation et dans les médias sur place du CHC2026. Toute utilisation dépassant le cadre promotionnel de l'événement nécessite un accord séparé.

Responsabilité et indemnisation
Le commanditaire/exposant est responsable de tout dommage ou responsabilité découlant de son espace d'exposition, de son matériel de promotion ou de ses activités. Le commanditaire/exposant s'engage à indemniser et à dégager de toute responsabilité le comité organisateur, les exploitants du site et leurs agents pour toute perte, réclamation, dommage ou dépense découlant de la négligence, de la rupture de contrat ou de l'utilisation abusive de l'espace ou du matériel par le commanditaire.

Force majeure
En cas de force majeure (par exemple, catastrophe naturelle, réglementation gouvernementale, épidémie ou autres circonstances échappant à tout contrôle raisonnable) entraînant l'annulation, le report ou la modification du CHC 2026, le comité d'organisation ne sera pas tenu responsable des dommages et les frais de parrainage pourront être partiellement conservés pour couvrir les frais administratifs. Les conditions de report ou de crédit pour un événement futur pourront être examinées au cas par cas.

Respect des règles du site
Le commanditaire/exposant doit se conformer à toutes les règles du site (sécurité, assurance, électricité, codes de prévention des incendies, main-d'œuvre, etc.). Tous les frais engagés par le comité organisateur en raison d'un non-respect de ces règles seront facturés au commanditaire/exposant.

Modifications et changements
Le comité organisateur se réserve le droit de modifier ou d'affiner les règles, les plans, les calendriers ou les avantages liés au parrainage de l'événement. Toute modification substantielle sera communiquée sans délai au sponsor/exposant. Le sponsor/exposant peut refuser ces modifications uniquement par écrit dans un délai déterminé (par exemple, 14 jours à compter de la notification), faute de quoi les modifications seront considérées comme acceptées.

Modes de paiement
Option 1 : Carte de crédit.
Option 2 : Paiement par virement bancaire.

Politique d'annulation / de modification
Toutes les demandes d'annulation doivent être soumises par écrit par e-mail à chc2026@agora.events. Veuillez noter que tous les remboursements éligibles seront traités dans les 30 jours suivant la fin de l'événement.
• Les annulations reçues avant le 28 février 2026 donneront lieu à un remboursement complet, moins 75 $ de frais administratifs.
• Aucun remboursement ne sera accordé pour les annulations reçues après le 28 février 2026.
• Absences : les personnes inscrites qui ne se présentent pas à l'événement sans avoir fourni au préalable un avis écrit d'annulation sont redevables de la totalité des frais d'inscription et ne recevront aucun remboursement.
• Les remplacements d'inscription sont acceptés à tout moment et peuvent être effectués en envoyant une demande écrite à chc2026@agora.events. Des frais administratifs de 75 $ s'appliquent à tous les remplacements effectués une semaine avant l'événement.

Registration period: