Code de conduite SCEE 2025

Introduction

Ce code de conduite est basé sur le code développé par les comités d'organisation locaux des réunions de 2023 et 2024, ainsi que par les membres exécutifs de la SCEE, pour SCEE 2019, SCEE 2020, avec certains éléments adoptés du code de conduite ESA/SCEE 2022. Il reflète les principes établis dans la Déclaration de diversité et d'inclusivité de la SCEE. Ce code de conduite s'applique à toutes les activités organisées dans le cadre de la réunion SCEE à Sherbrooke, QC, en juillet 2025. La SCEE représente la Société canadienne d'écologie et d'évolution et l'Association botanique du Canada.

La SCEE et les organisateurs de la réunion SCEE 2025 s'engagent à maintenir un environnement sûr, inclusif et respectueux, et à promouvoir des discussions animées et ouvertes entre les participantes et participants. L'engagement de tous à respecter le code de conduite permettra un échange d'idées scientifiques sécurisé, ouvert et productif, au bénéfice de tous.

En participant à cet événement, vous acceptez de respecter ce code de conduite. Ce code s'applique à vos interactions avec tous les participants, y compris, mais sans s'y limiter : participants, conférenciers, personnel, prestataires de services, vendeurs, sponsors et invités. Le code de conduite a été communiqué au personnel des lieux où se déroulent les événements de la conférence.

Nous nous efforçons à créer un environnement lors de la SCEE 2025 où les personnes confrontées à un comportement inacceptable peuvent se sentir en sécurité pour signaler de tels incidents. Si vous êtes victime ou témoin d'un comportement inacceptable, nous vous encourageons à déposer une plainte.

Le Code sera affiché en anglais et en français. Toutefois, en cas de conflit entre les deux versions, la version anglaise prévaudra.

Le Comité d'organisation local

SCEE 2025

Auteurs

Tous les auteurs mentionnés dans une présentation ou un résumé doivent donner leur accord pour la soumission et la présentation de la contribution.

La soumission d'une présentation à la SCEE 2025 indique l'intention de l'un des auteurs listés de participer à la rencontre. Les annulations répétées ou consécutives de dernière minute peuvent entraîner le refus de soumissions futures.

Photographie et enregistrement

La photographie, la vidéographie ou l'enregistrement audio des présentations ou des affiches sans l'autorisation explicite du présentateur ne sont pas autorisés.

Comportement attendu

Pour créer et favoriser un espace sûr et accueillant pour la diversité de tous à la SCEE 2025, nous attendons un comportement approprié. Le comportement attendu inclut :

Interagir avec gentillesse, respect et considération.
Communiquer ouvertement et avec respect envers les autres, et dans la langue de votre choix.
S'abstenir des attaques personnelles.
Critiquer les idées, et non les personnes.
Alerter les organisateurs de la réunion ou le personnel du lieu si vous remarquez une situation dangereuse ou quelqu'un en détresse.
Respecter les règles et politiques du lieu.

Comportement inacceptable

Le harcèlement ne sera pas toléré sous aucune forme. Le harcèlement est défini comme des actions systématiques, continues, non désirées et agaçantes d'une partie envers une autre.

Le harcèlement inclut, mais ne se limite pas à : des gestes ou discours offensants liés à l'origine ethnique, à la religion, à un handicap, à une condition de santé, à l'apparence, au genre, à l'orientation sexuelle, au statut familial, au statut professionnel ou social, ainsi que l'intimidation délibérée, le harcèlement, le suivi, la photographie ou l'enregistrement non désirés, les perturbations prolongées des présentations et événements, ainsi que l'attention ou le contact physique non souhaités. Cela inclut le harcèlement sexuel, qui se manifeste par des attentions verbales, écrites ou physiques non désirées, y compris des actions visant à intimider ou à contraindre, ainsi que des touchers ou contacts physiques non désirés et inutiles, des commentaires, suggestions ou questions concernant l'activité sexuelle, et l'utilisation de mots, images ou sons dégradants pour décrire une personne.

Les individus qui se voient demander de cesser un comportement de harcèlement doivent se conformer immédiatement.

D’autres exemples de comportement inacceptable incluent :

Abus physique ou verbal envers toute personne participante.
Commentaires verbaux non souhaités ou offensants, ou comportements exclusifs liés à l'âge, l'apparence ou la taille du corps, le statut professionnel ou militaire, l'origine ethnique, l'identité et l'expression de genre, le style de vie individuel, le statut marital, l'origine nationale, les capacités physiques ou cognitives, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, la race ou la religion.
Contact physique inapproprié.
Discrimination à l'encontre de personnes ou de groupes.
Utilisation d'images sexuelles ou discriminatoires dans des espaces publics ou lors de présentations.
Comportement de harcèlement.
Intimidation délibérée, suivi ou traque.
Représailles pour avoir signalé un comportement inacceptable.
Défense ou encouragement de tout comportement mentionné ci-dessus.

Le comportement inacceptable expliqué comme une tentative d'humour ou déguisé en humour reste un comportement inacceptable tel que défini ci-dessus.

L’altération due à l’alcool, au cannabis ou à des substances illégales n’est pas une excuse pour un comportement inacceptable.

Menace sérieuse immédiate pour la sécurité

Toute personne qui vit ou est témoin d'un comportement représentant une menace immédiate pour la sécurité personnelle ou publique doit contacter les autorités locales (en appelant le 911) et notifier immédiatement la sécurité du lieu.

Dépôt d’une plainte concernant un comportement inacceptable

Si vous êtes la cible d’un comportement inacceptable ou si vous en êtes témoin, veuillez immédiatement informer une personne organisatrice de la SCEE 2025 ou l’un des Défenseurs du Code de conduite formés. Les Défenseurs porteront une identification pour vous aider à les reconnaître.

Les plaintes ne doivent pas être déposées via les réseaux sociaux. Cela permet d'assurer la confidentialité et l'équité du processus de plainte, et de garantir que les plaintes sont reçues en temps utile par les Défenseurs du Code de conduite.

La notification peut être effectuée sur place ou en envoyant un courriel à csee2025@gmail.com. Quelles que soient les modalités de notification, nous vous encourageons à documenter l'incident par écrit et en détail dès que possible dans le cas où une plainte doit être déposée.

Réponse aux plaintes

Toutes les plaintes seront traitées de manière confidentielle dans la mesure du possible. Les noms des plaignants ne seront pas partagés avec les conseils d'administration de la SCEE lors de la détermination des conséquences liées à une plainte.

Vous pouvez soumettre une plainte de manière anonyme. La SCEE conservera les plaintes anonymes ; toutefois, la société ne pourra pas agir sur une plainte anonyme unique sans corroboration supplémentaire.

Toutes les plaintes seront documentées, qu'une action disciplinaire soit prise ou non.

Toutes les plaintes seront évaluées. Cela peut inclure la collecte de détails et d'informations auprès du plaignant, de la personne ciblée (si ce n'est pas le plaignant), et de témoins. Le plaignant ou la personne ciblée ne sera pas tenu de discuter de l'incident avec la partie fautive. Les résultats des évaluations ne seront pas rendus publics, mais les personnes ayant déposé une plainte peuvent demander à être informées du résultat.

Les évaluations des plaintes seront sous la responsabilité d'une personne ou d'un comité qui sera nommé par le conseil d'administration de la SCEE avant la conférence.

En plus de toute action prise lors de la SCEE 2025, les contrevenants à ce code de conduite recevront une documentation écrite des actions entreprises en réponse à une plainte. Cette documentation pourra également être transmise à l'employeur, à l'institution ou à l'agence du contrevenant.

Le conseil d'administration de la SCEE sera responsable de la mise en œuvre de toutes les réponses et sanctions qui pourraient être décidées à la suite d'une plainte.

Conséquences

La SCEE se réserve le droit d'exclure un individu de la SCEE 2025 sans avertissement ni remboursement, d'interdire sa participation aux futures réunions de la société, de révoquer son adhésion à la société, et de notifier l'employeur de l'individu pour non-respect de ce Code de conduite.

Les demandes d'appel des sanctions imposées en vertu de ce code de conduite peuvent être faites après la fin de la réunion auprès du Président de la société concernée, qui nommera un comité d'appel.

Preliminary schedule