1. Contrat : Cette demande, dûment signée par le demandeur (Exposant), constituera un contrat valide et obligatoire, après notification des emplacements attribués par ArcticNet. La Conférence ASM2025 sera désignée par la Conférence dans le présent contrat. Afin de faciliter la lecture du présent contrat, nous avons employé le masculin comme genre neutre pour désigner aussi bien les femmes que les hommes.

2. Attribution des espaces : L’Exposant pourra nous remettre ses préférences et la priorité d'affectation des espaces aux exposants sera accordée selon l'ordre d'arrivée des demandes. ArcticNet acceptera les demandes et attribuera des espaces d’exposition tant que ceux-ci seront disponibles. L’attribution des emplacements d’exposition est définitive et constituera une acceptation, par l’exposant, de l’emplacement assigné. Après attribution, les espaces d’exposition ne pourront pas être modifiés, transférés ou annulés par l’exposant, sauf si la demande est faite par écrit et suivant l’approbation écrite d'ArcticNet. ArcticNet se réserve le droit, sans préavis, de réattribuer les espaces des exposants ou de modifier le plan d’exposition dans l’intérêt général de la conférence.

Sous-location d’un espace : Aucun exposant ne sous-louera ou ne cédera une partie ou la totalité de l'espace qui lui est assigné. De même, aucun exposant ne permettra à une autre personne ou à un autre organisme d'exposer d'autres biens, dispositifs, produits, etc., non fabriqués ou non distribués par l'exposant dans le cadre de son activité officielle, sauf avec l'autorisation écrite préalable d’ArcticNet.

3. Conditions d’annulation

Toute demande de remboursement doit être transmise au bureau des inscriptions par écrit. Un remboursement sera accordé pour les demandes reçues au plus tard le 21 novembre 2025. Des frais administratifs représentant 20 % du forfait exposant seront déduits du remboursement. Aucun remboursement ne sera effectué pour les annulations reçues après le 21 novembre 2025.

Exposants absents : Les exposants absents ne seront pas remboursés. Le cas échéant, ArcticNet se réserve le droit de réattribuer les espaces annulés malgré les frais d'annulation appliqués.

Advenant que le lieu de la Conférence devienne impropre à la tenue de l’événement ou soit perturbé suffisamment par une ou des causes imprévisibles et hors du contrôle d’ArcticNet, ArcticNet se réserve le droit d’annuler cette entente à sa seule discrétion. À cette fin, le terme « causes » comprend, sans toutefois s'y limiter, un incendie, une inondation, une épidémie, une explosion ou un accident, un blocage, un embargo, une météo défavorable, des restrictions gouvernementales, des restrictions ou des ordres de la sécurité publique ou des autorités militaires, un acte criminel, un émeute ou un trouble civil, une grève, une grève patronale, un boycottage ou autres conflits de travail, une impossibilité de mobiliser suffisamment de personnel ouvrier, technique ou autre, une panne, un problème ou l’absence de transport adéquat, une non-disponibilité, une confiscation ou une réquisition d'équipement ou de fournitures nécessaires, une loi locale, provinciale ou fédérale, une ordonnance, une règle, un ordre, un règlement ou un décret législatifs, exécutifs, judiciaires ou constitutionnels, ou encore une force majeure. Si ArcticNet met un terme à cet accord conformément au contenu de ce paragraphe, l’Exposant renonce à toute réclamation pour dommages. Il accepte également qu’ArcticNet, après avoir déterminé le montant total des coûts et dépenses reliés à la préparation et à la réalisation de la Conférence (incluant une réserve raisonnable pour les plaintes et autres contingents), rembourse en tout ou en partie le solde de ses frais d’exposition. Si ArcticNet met un terme à cet accord pour des raisons qui ne sont pas mentionnées dans ce paragraphe, ArcticNet remboursera l’entièreté de ses frais d’exposition à l’Exposant.

4. Horaire de montage et de démontage des espaces d'exposition : Les exposants doivent faire preuve de professionnalisme durant les heures d'ouverture de la conférence. Les espaces d'exposition doivent être maintenus propres et en bon ordre tout au long de la conférence. Les périodes de montage et de démontage seront spécifiées dans le Manuel de l’exposant. Les exposants sont responsables d’enlever tous les matériaux utilisés lors de la conférence.

5. Perte ou dégâts : L’Exposant convient avec ArcticNet qu’ArcticNet ne peut pas être tenu responsable pour tout dommage ou toute autre obligation de quelque nature que ce soit, ou pour toute perte, blessure ou tout dommage portant préjudice aux personnes ou aux biens pendant la durée de cet accord, à moins que la négligence d’ArcticNet soit en cause. L'Exposant s'engage à indemniser la Conférence et à la dégager de toute responsabilité concernant les dommages ou blessures causés par négligence ou résultant de la violation d'une obligation par l'Exposant, ses employés ou ses représentants. L'Exposant sera tenu responsable de tout dommage ou toute obligation par rapport à une perte, un dommage ou un préjudice aux personnes ou aux biens durant l'exposition causé par l’Exposant en raison de l'utilisation, de l'occupation et de la jouissance de l'espace d'exposition.

6. Assurance : L’Exposant est tenu de détenir sa propre assurance responsabilité civile au montant de deux millions de dollars (2,000,000$).

7. Activité : Aucune activité ou sollicitation n'est permise à l'extérieur de l'espace d'exposition attribué. Aucun panneau ou affiche ne peut être exposé aux personnes ou autre à l'extérieur de cet espace.

8. Conformité : L'Exposant a l’entière responsabilité de se conformer à toutes ordonnances, réglementations et tous codes provenant des corps administratifs municipaux, provinciaux et fédéraux dûment autorisés qui portent sur les incendies, la sécurité, la santé ainsi que les règles et la réglementation des exploitants et/ou des propriétaires de la propriété où la conférence a lieu.

9. Syndicats : Il est entendu que l'Exposant doit respecter les règles et réglementations concernant les syndicats locaux ayant des accords avec l'établissement où se tient la Conférence ou avec les entrepreneurs autorisés employés par la Conférence.

10. Coordination : L’Exposant accepte que les conditions, règles et réglementations de la Conférence soient intégrées à ce contrat, que l'Exposant soit soumis à l'ensemble de ces règles et réglementations et qu’ArcticNet ait le pouvoir d'interpréter, d'amender et de faire respecter toutes les règles et réglementations dans l'intérêt de la conférence.

Signataire autorisé :

Après avoir lu et accepté les termes et conditions du présent contrat, le signataire, légalement autorisé à ces fins, s’engage à s’y conformer.